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MailTag – E-Mails in Gmail taggen, verfolgen, planen und Sequenzen erstellen

MailTag

ab 9,99
7.3

Preis

6.0/10

Funktionsumfang

7.0/10

Bedienung

9.0/10

Pros

  • Wissen, ob die E-Mails gelesen wurden
  • funktioniert vollautomatisch
  • E-Mails können im Voraus geplant werden
  • Nachfasser-Sequenzen können automatisch geplant werden - toll für den Vertrieb
  • einfach und leicht zu benutzen

Cons

  • Preis könnte günstiger sein

MailTag sagt im Namen ganz offen, was es ist und was es nicht ist: der Service ist wie ein Schlagwort oder ein Anhänger oder ein Etikett (Tag), was an deine Mails angehängt wird.

Und wenn ein Anhänger an deinen Mails hängt, kannst du sie wieder finden und identifizieren. So wie einen Koffer auf dem Laufband am Flughafen. Klar kannst du auch in den Inhalt der Mail schauen (so wie beim Koffer), aber wäre es nicht gut, wenn du gleich von außen wüsstest, worum es geht. Und vor allen Dingen – sofort sehen kannst, auf welcher Reise der Koffer war, ob er angekommen ist und was sonst so passiert ist?!

All diese Fragen löst MailTag – und noch viel mehr.

MailTag erlaubt es, ausgehende E-Mails automatisch mit einer Kennzeichnung (dem Tag) zu versehen und damit herauszufinden, ob deine E-Mails gelesen wurden, wann, wie oft, um welche Uhrzeit, wo und auch, ob enthaltene Links geklickt wurden.

Und MailTag erlaubt dir, automatische Nachfasser-Sequenzen zu erstellen.

Beispiel: du lädst Freunde zum Geburtstag oder zu einer Hochzeit ein und damit du planen kannst, brauchst du die Rückmeldung deiner Gäste. Du schickst also eine E-Mail raus und aktivierst die entsprechende Sequenz zum Nachfassen. Wenn deine Gäste nach ein paar Tagen nicht reagiert haben, kommt automatisch eine Erinnerung. Reagieren sie jetzt, stoppt die Sequenz. Reagieren sie nicht, laufen die Erinnerungen weiter, so wie du sie eingestellt hast.

Aber schauen wir uns das ganze der Reihe nach an.

MailTag Dashboard

Sobald du dir ein MailTag Konto zugelegt hast, bist du nach dem Login auf dem Dashboard. Du brauchst es nicht regelmäßig, sondern nur, wenn du etwas konfigurieren oder ändern willst oder sehen möchtest, ob und wann jemand deine Nachrichten gelesen hat. Ansonsten brauchst du dich aus Gmail selten herausbewegen.

Mailtag Dashboard Übersicht
Auf dem Dashboard findest du einen Überblick über alles, was gerade so in deinem Gmail Konto passiert ist.

Auf dem Dashboard siehst du so ziemlich alles, was du brauchst. Ein Überblick über die versendeten Nachrichten am Tag und in diesem Monat, die Öffnungsrate und die Klickrate auf Links. Es würde mehr hermachen, wenn ich in dem Beispiel auf dem Screenshot auch was verschickt hätte. Naja, aber die Idee ist klar und es funktioniert auch.

Außerdem hast du einen schnellen Überblick über alles, was gerade los ist und ob demnächst E-Mails verschickt werden oder Nachfasser-Sequenzen am Laufen sind.

Werfen wir einen genaueren Blick in die Funktionen der Inbox:

MailTag Inbox

Mailtag Inbox mit gelesenen Nachrichten
In der Inbox siehst du, welche Nachrichten wann geöffnet wurden und auch, ob sie mehrmals geöffnet wurden.

Hier gibt es zwei Tabs oberhalb der Nachrichten: für Read („gelesene“) und Unread („ungelesene“) Nachrichten. Ich sehe in beiden Fällen den Empfänger, den Titel und die Zeit, wann es verschickt wurde. Bei den gelesenen Nachrichten kann ich außerdem noch die Aktivität sehen – wurde die E-Mail geöffnet oder zum wiederholten Mal geöffnet (reopened mail).

Okay, jetzt kann sich keiner mehr herausreden, meine Nachrichten nicht gelesen zu haben!

Wenn ich jetzt mit der Maus über eine der Nachrichten fahre, kann ich mir auch noch die Details anzeigen lassen. Das sieht dann so aus:

Mailtag Details zu versendeten Nachrichten
Du kannst jede Nachricht anklicken und genau sehen, wann der Empfänger die Nachricht gelesen hat, auf welchem Gerät und wo er sich zu dem Zeitpunkt befunden hat. Und außerdem, wie häufig er die Nachricht geöffent hat. Und falls ein Link in der E-Mail war, wird dir auch angezeigt, ob er geklickt wurde.

Ich kann sofort sehen, dass der Empfänger meine Nachricht am 16. Apri um 10:40 Uhr geöffent hat. Er hat sie einmal geöffnet und da als Gerät „Android“ dasteht, weiß ich, dass er sie auf seinem Handy gelesen hat.

Wäre noch ein Link o. ä. in der E-Mail und er hätte ihn geklickt, könnte ich das ebenfalls sehen.

Diese Infos können echt wertvoll sein. Egal, ob du genau wissen musst, dass jemand deine Nachricht gelesen hat (eine Mahnung im Onlinehandel, wenn der Empfänger sich taub stellt, fällt mir da ein) oder einfach nur wissen willst, ob die E-Mails angekommen sind (zum Vergleich: wenn ich eine Lesebestätigung anfordere, muss der Empfänger aktiv einen Button drücken, damit diese verschickt wird – er kann, muss aber nicht. Ich habe also weiterhin keine Info, ob er meine Nachricht gelesen hat, wenn er mir keine Lesebestätigung schicken will).

MailTag hat also ganz interessante Anwendungsgebiete.

Solange jemand die Nachricht auch gelesen hat. Ansonsten sieht es aus wie im zweiten Tab mit den ungelesenen Mails und du bist nicht schlauer als vorher.

Mailtag ungelesene E-Mails
Außerdem kannst du hier auch alle bisher ungelesenen E-Mails anschauen.

Alles in allem bisher schon einmal sehr nützliche Funktionen.

Was bietet MailTag also noch? Zum Beispiel die Möglichkeit, Nachrichten zu einem festgelegten Zeitpunkt zu versenden, den Versand also zu planen.

Geplante E-Mails versenden

Anders als so manche Schwangerschaft kann man E-Mails sehr einfach planen. Das könnte z. B. für

  • regelmäßige Berichte hilfreich sein, die man verschicken muss,
  • für Geburtstagsgrüße oder auch,
  • um sich selbst Erinnerungen zu senden

Gerade der letzte Punkt ist hilfreich, wenn man weiß, dass man in einem langweiligen Meeting feststecken wird und dann kommt „plötzlich“ eine E-Mail (natürlich mit hörbarer Benachrichtigung, die man vergessen hat, auszuschalten – oder weil es von einem „wichtigen Kontakt“ ist), die einen über einen Notfall informiert und man muss das Meeting jetzt eben sofort verlassen. Hach… wie schade.

Allein in so einem Fall macht sich MailTag mehrfach bezahlt.

Okay, in MailTag selbst sieht man , ob E-Mails vorausgeplant sind und kann diese löschen oder den Zeitpunkt des Versandes bearbeiten:

Mailtag geplante E-Mails
Mit MailTag kannst du auch E-Mails im Voraus planen und zu einem späteren Zeitpunkt versenden lassen. Geburtstagsnachrichten, Glückwünsche u. ä. lassen sich somit verschicken, ohne nochmal daran denken zu müssen.

Planen kann man diese Mails zunächst, indem man ganz normal in Gmail seine Nachricht schreibt und dann neben dem Senden Button auf den kleinen Pfeil drückt und „Schedule send“ auswählt.

Tut man das, bekommt man zunächst ein paar Vorschläge für den Versandzeitpunkt gezeigt (links im Bild) und wenn man es genauer haben möchte, kann man noch die Feineinstellungen machen.

MailTag E-Mails planen
Klickt man in Gmail auf „Schedule send“ bekommt man zunächst das linke Fenster mit Vorschlägen oder kann auf „Pick date & time“ klicken, um es genau anzupassen.

Klickt man dann auf Schedule send ist die Planung abgeschlossen. Man kann in Gmail in der Menüleiste bei „Scheduled“ noch einmal alle vorausgeplanten E-Mails sehen, bearbeiten und auch den Zeitpunkt für den Versand ändern. Man geht dabei einfach genauso vor, wie bisher.

Hier ist noch ein offizielles Video von MailTag (auf englisch), wo sie diese Funktion erklären. Das Video ist aber schon älter und die Darstellung hat sich inzwischen geändert. Und MailTag ist auch nicht mehr kostenlos verfügbar, nur noch während einer 14 tägigen Testphase.

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Eine ältere Demonstration von MailTag. Einige Optionen haben sich inzwischen geändert.

Übrigens: dein Computer muss nicht an sein, damit die geplanten E-Mails verschickt werden. Da Gmail ja ein Onlinedienst ist und MailTag ebenso können vorausgeplante E-Mails (oder Sequenezen, siehe nächster Abschnitt) jederzeit verschickt werden, ohne dass der Computer an sein muss.

MailTag Sequenzen (Nachfasser)

Genial für alle Vertriebsleute, für fortgeschrittene Erinnerungen („Hast du dein Projekt schon fertiggestellt? In 1 Woche ist Abgabe!“, „Morgen ist Abgabe.“) und andere ausgefallene Ideen.

Die Sequenzen sind aber kein Ersatz für einen Drip-Sequenz wie bei einem Newsletter (wo man z. B. jede Woche eine Lektion eines Kurses zuschickt), weil die Sequenz sofort unterbrochen wird, sobald der Empfänger auf eine Nachricht antwortet.

Okay, wie kann ich MailTag Sequenzen („Pings“) jetzt nutzen?

Du findest sie in MailTag hier und MailTag liefert dir als Beispiele gleich mal einige Vorschläge:

Mailtag Nachfasser Pings
Unter dem Menüpunkt Pings siehst du alle deine Follow-Up Sequenzen und kannst sie bearbeiten sowie neue erstellen.

Du kannst entweder eine fertige Sequenz bearbeiten oder neue Sequenzen anlegen.

Die Idee dahinter ist, dass du jemanden anschreibst und ihn regelmäßig löcherst (nachfasst), bis er dir antwortet. Das kann z. B. bei der Hochzeitsplanung der Fall sein: irgendwann willst du einfach wissen, wer kommt und wie viele Gäste er oder sie mitbringt.

Oder ein Vertriebler, der ein Softwareprodukt anbietet oder ein Nahrungsergänzungsmittel und man fragt in gewissen Abständen nach, ob man Support braucht, Fragen hat und anrufen möchte oder so etwas. Es gibt viele tolle Anwendungsmöglichkeiten für die Nutzung der Sequenzen.

Und so bearbeitet man sie:

Einfach in die Sequenz klicken und Text, Links u. ä. einfügen und im oberen Bereich anklicken, wie viele Tage nach der ursprünglichen E-Mail das Follow-up (der Nachfasser) gesendet werden soll.

So kann ich ganz bequem mein Follow-Up planen und auch bestimmen, wann sie gesendet werden sollen. Im jeweiligen Ping muss ich angeben, wieviele Tage nach der vorhergehenden E-Mail die neue Nachricht verschickt werden soll und links am Rand sieht man dann, wieviele Tage nach der ursprünglichen Nachricht diese jeweilige E-Mail herausgeschickt wird.

Mailtag Follow-Up Sequenzen erstellen und bearbeiten
Um am Ball zu bleiben, kannst du automatische Follow-Up Nachrichten (Nachfasser) erstellen. Wenn jemand deine E-Mail bekommen hat, kann automatisch nach x Tagen ein Nachfasser versendet werden, wenn der Empfänger noch nicht reagiert hat.

Leider lassen sich die Sequenzen nicht verschieben und auch keine neuen dazwischen erstellen; wenn ich also zwischen meinem Ping 1 und Ping 2 einen neuen erstellen will, muss ich meinen Inhalt aus Ping 2 nach Ping 3 kopieren, Ping 3 nach Ping 4 etc. Da wird MailTag hoffentlich noch nachbessern.

Schön ist aber, dass ich einstellen kann, an welchen Tagen die Pings überhaupt gesendet werden dürfen und um wieviel Uhr; ich kann also sagen, dass meine Nachricht nicht am Wochenende kommen soll oder auch nicht an Feiertagen. Wobei MailTag hier hauptsächlich die amerikanischen Feiertage berücksichtigt.

Mailtag Follow-Up Sequenz planen
Hier kannst du die Zeitzone einstellen, den Tag und die Uhrzeit, wann Follow-up Nachrichten („Pings“) gesendet werden sollen und ob Feiertage ausgelassen werden sollen.

Es gibt nochmal ein Video von MailTag (auf englisch), wo sie zeigen, wie die Pings funktionieren:

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So kann man in MailTag Nachfasser-Sequenzen erstellen, bearbeiten und planen.

MailTag Einstellungen

Jetzt kommen wir zu ein paar eher langweiligen Standards – den Einstellungen.

Unter „Settings“ kann man sehen, welches Konto/welche Konten man mit MailTag verknüpft hat und sie entfernen oder neue hinzufügen.

Mailtag verbundene Gmail Konten
In den Einstellungen siehst du, welches Gmail Konto aktuell verbunden ist, wie der Kontostatus ist und du kannst weitere Konten hinzufügen.

Im Profil-Tab kann man die Sprache, Land und Zeitzone einstellen. Das ist dann gut für geplante E-Mails oder die Sequenzen.

Mailtag Profileinstellungen
In deinem Profil kannst du ein paar Standardeinstellungen vornehmen.

Bei den Vorlieben kannst du angeben, ob du MailTag standardmäßig aktiv haben möchtest, ob du Benachrichtigungen erhalten willst und noch ein paar Einstellungen mehr. Du kannst z. B. eine eigene Subdomain für den Versand der Pings nutzen. Das lässt sich hier einstellen.

Mailtag Benachrichtigungseinstellungen
Hier kannst du auswählen, ob Mailtag automatisch aktiv sein soll, ob du benachrichtigt werden möchtest und auf welche Weise und noch weiter Feinheiten.

MailTag Support

Im Bereich Support gibt es Videos, FAQs und die Möglichkeit, direkt Kontakt mit dem Support aufzunehmen. Es gibt auch einen YouTube Kanal mit ein paar Videos, aber das meiste innerhalb von MailTag müsste mit meiner Erklärung hier verständlich sein.

Mailtag Support und Hilfe
Neben ein paar Videoanleitungen gibt es hier auch den direkten Draht zu Mailtag. Falls mal etwas klemmt.

MailTag Extension

Tja ohne die Extension aus dem Chrome Webstore funktioniert MailTag nicht. Die ist notwendig, um die Verbindung zu gewährleisten. Sie sitzt brav in Google Chrome (oder Brave) neben den anderen Erweiterungen und erlaubt dir einen schnellen Zugriff auf die verschiedenen Menüpunkte in MailTag, die ich hier jetzt vorgestellt habe.

Mailtag Extension Screenshot
Die Mailtag Extension für Google Chrome (oder den Brave Browser) erlaubt schnellen Zugriff auf die relevanten Funktionen.

Schwierigkeiten bei MailTag

Klingt soweit alles super, aber zwei Punkte dürfen nicht unausgesprochen bleiben.

Damit die Links getrackt werden können, werden sie über MailTag umgeleitet. Das sieht dann z. B. so aus:

https://app.mailtag.io/link-event-v2?mt__id=62609ed0-0014-49c3-91b4-e41b496b1cd0&mt__url=https://www.paypal.me/geld/80

Der ursprüngliche Link war einfach https://www.paypal.me/geld/80

Aber klar, MailTag muss ja irgendwie prüfen, ob der Link geklickt wurde oder nicht. Es stört erstmal nicht, aber wenn ein Link weitergeleitet wird oder wenn sich jemand den Link genauer anschaut und eben nicht sieht, dass es ein PayPal Link ist (den er erwarten würde), sondern dass es ein MailTag Link ist (den er nicht kennt), dann kann das schon für Verwirrung sorgen. Gerade, wenn es ums bezahlen geht.

Der nächste Punkt, den ich ansprechen muss, ist der Datenschutz.

  • MailTag hat Zugriff auf dein Gmail Konto und kann also prinzipiell alles mitlesen. Hm…
  • und: da ich mit MailTag die Öffnung der Nachrichten tracke, die Klicks auf Links u. a. muss ich den Empfänger ja technisch irgendwie nachverfolgen. Und das ist meiner Meinung nach ein einwilligungspflichtiger Vorgang. Du müsstest also von deinen Kontakten das okay haben, MailTag als Tracking nutzen zu dürfen. Und du musst sie fragen, bevor du eine E-Mail mit MailTag an sie schickst.

Also vom Datenschutz her, denke ich, ist die Benutzung bei uns eher fragwürdig.

Da man aber nicht wirklich bemerkt, dass ein Trackingdienst im Hintergrund genutzt wird, kann man MailTag benutzen, wenn es einem egal ist oder die Rechtslage hier sagt, dass diese Art von Tracking erlaubt sein sollte.

Ich selbst kann hier keine Rechtsauskunft geben und überlasse es dir, ob du MailTag testen oder verwenden möchtest.

14 Tage kannst du MailTag gratis nutzen, danach musst du dich entscheiden, ob du für ihre Dienste zu zahlen bereit bist.

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